Gli studi professionali rappresentano una realtà importante all’interno del nostro tessuto economico e sociale, e la loro continuità è fondamentale.
Eventi come il ritiro del Dominus, la cessione dello studio, la successione pianificata o una fusione, rappresentano occasioni di cambiamento profondo in cui l’importanza di un’attenta pianificazione della transizione diventa cruciale.
La pianificazione, se ben condotta, si concretizza in un documento chiave: il piano di transizione.
Il piano di transizione è il documento strategico che definisce le modalità e i tempi di un passaggio di leadership o di proprietà. Si tratta di una road map che guida lo studio attraverso il processo di cambiamento, minimizzando le interruzioni delle operazioni quotidiane e assicurando che gli obiettivi a lungo termine siano soddisfatti.
L’obiettivo principale è assicurare la continuità del business garantendo una transizione agevole sia della proprietà che delle responsabilità di gestione.
In definitiva, un piano di transizione è uno strumento fondamentale per garantire il successo del passaggio di proprietà o di leadership in un’organizzazione, ed il suo ruolo diventa ancora più critico negli studi professionali, dove le relazioni con i clienti e la competenza professionale sono di vitale importanza.
Esaminiamo quindi gli elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in un piano efficace, per garantire una transizione di successo.
Quello che segue può anche essere considerato come un indice di piano da modellare sulla specificità dell’attività professionale in esame, piccola o grande che sia, tenendo sempre presente che ogni situazione è unica e richiede un approccio su misura.
Definizione degli obiettivi e delle strategie per raggiungerli:
Un piano di transizione inizia con la chiara definizione degli obiettivi principali del processo, che potrebbero includere il passaggio delle responsabilità di gestione, la continuità operativa e la soddisfazione delle esigenze dei clienti. Obiettivi possono essere ad esempio: trasferimento delle relazioni con uno o più clienti, o con uno o più partner dello studio, conoscenza dei processi interni di studio (fatturazione, contabilità, fornitori ecc..), trasferimento della gestione dello staff, comunicazione allo staff, ecc.
È importante poi anche prevedere e concordare con quali mezzi si prevede di raggiungere tali obiettivi, ad esempio, prevedere periodi di formazione specifica, sessioni di affiancamento, incontri regolari con i clienti, ecc..
Revisione delle politiche e delle procedure:
Il processo di transizione potrebbe richiedere una revisione e un aggiornamento delle politiche e delle procedure dello studio, per garantire che siano allineate con la visione e le strategie future del successore.
Comunicazione interna ed esterna:
È cruciale sviluppare un piano di comunicazione per informare i collaboratori, i clienti, i fornitori e altre parti interessate della transizione. L’obiettivo è fornire informazioni chiare e trasparenti su come la transizione influirà su di loro e sulle loro relazioni con lo studio.
Revisione del piano di transizione:
È consigliabile programmare regolari revisioni del piano di transizione per valutare i progressi e apportare eventuali modifiche necessarie. Questo passaggio è essenziale per garantire che il processo di transizione sia efficiente e perfezionato nel tempo.
Periodo di transizione:
È fondamentale stabilire un periodo di transizione adeguato durante il quale il titolare attuale e il successore collaboreranno per garantire un passaggio graduale delle responsabilità. Quindi una data di inizio e una di fine transizione. La durata di questo periodo può variare da alcuni mesi ad alcuni anni, a seconda delle specifiche esigenze dello studio e dei professionisti coinvolti.
All’interno di questo periodo è poi utile definire alcune milestone o scadenze, riguardanti i punti sopra descritti, ad esempio:
· Entro i primi 3 mesi: formazione e affiancamento del successore diretti alla conoscenza dei processi interni di studio;
· Entro i primi 6 mesi: trasferimento delle relazioni con i principali clienti;
· Dopo 6 mesi: revisione del piano di transizione (cfr. punto successivo)
· e così via.
Supporto post-transizione:
Può essere utile definire un periodo di supporto post-transizione durante il quale il titolare attuale rimarrà disponibile per fornire consulenza e assistenza, se necessario. Questo può prevedere la risoluzione di eventuali problemi imprevisti o la risposta a domande specifiche.
Nel corso degli anni, MpO ha accumulato una vasta esperienza nel settore delle operazioni di M&A di studi professionali. Abbiamo visto come ogni situazione è unica e presenta sfide specifiche, ma abbiamo anche osservato alcuni temi comuni che tendono a emergere in tutte le transizioni.
La pianificazione e la gestione di una transizione all’interno di uno studio professionale è un processo complesso che richiede attenzione e cura. Tuttavia, con un piano di transizione ben definito, questo processo può essere gestito in modo efficiente, garantendo la continuità del business.